문서 규정
개정 2018.1.15.
제1장 총칙
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제1조(목적) |
본 규정은 선문대학교(이하 "본교"이라 한다)의 문서작성, 처리 및 통제와 보관, 보존에 관한 사항을 규정함으로써 문서처리의 간소화, 표준화, 정보화를 기하여 행정의 능률향상을 목적으로 한다.<개정 2004.1.1>
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제2조(용어의 정의) |
| ① | "문서"라 함은 본교 내부 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드, 전자문서 등의 특수매체 기록물을 포함한다) 및 본교가 접수한 모든 문서를 말한다.<개정 2004.1.1.> |
| ② | "문서처리"라 함은 업무수행을 위하여 작성된 문서의 접수, 결재, 발송, 분류, 배부 등 문서를 다루는 일련의 작업과정을 말한다. |
| ③ | "문서관리"라 함은 완결된 문서의 분류, 편철, 문서철 종결, 이관, 보존, 열람, 대여, 반환, 문서철 분류, 폐기 등 일련의 작업과정을 말한다. |
| ④ | "전자문서"란 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성, 송·수신 또는 저장된 문서를 말한다.<신설 2018.1.15.> |
| ⑤ | "서명"이란 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 문서상에 자필로 자기의 성명을 다른 사람이 알아볼 수 있도록 표시하는 것을 말한다.<신설 2018.1.15.> |
| ⑥ | "전자문서서명"이란 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 자동 생성된 자기의 성명을 전자적인 문자 형태로 표시하는 것을 말한다.<신설 2018.1.15.> |
| ⑦ | "전자이미지서명"이란 기안자·검토자·협조자·결재권자 또는 발신명의인이 전자문서상에 전자적인 이미지 형태로 된 자기의 성명을 표시하는 것을 말한다.<신설 2018.1.15.> |
| ⑧ | "전자문서시스템"이란 문서의 기안·검토·협조·결재·등록·시행·분류·편철·보관·보존·이관·접수·배부·공람·검색·활용 등의 처리절차가 전자적으로 처리되는 시스템을 말한다.<신설 2018.1.15.> |
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제3조(적용범위) |
| ① | 문서의 작성과 처리에 관하여 관련법령이나 다른 규정에 특별히 정한 사항을 제외하고는 본 규정이 정하는 바에 의한다. |
| ② | <삭제 2018.1.15.> |
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제4조(문서의 종류) |
문서의 종류는 다음 각 호와 같다.
| 1. | 규정문서 : 학칙 및 규정류에 관한 문서로서 조문형식에 의한다. |
| 2. | 영달문서 : 지시, 일일명령 등 총장이 교내 각부서, 교직원 또는 학생 기타에게 일정한 사항을 지시 또는 명령하는 문서 |
| 3. | 학적 관계문서 : 재학생, 재적생 및 졸업생의 학적, 성적, 기타 학적관계 사항을 기록한 문서 |
| 4. | 공고문서 : 공시 또는 공고와 같이 일정한 사항을 일반적으로 주지시키는 문서 |
| 5. | <삭제 2018..> |
| 6. | 일반문서 : 위 각호에 속하지 않는 문서를 말한다.<개정 2004.1.1.2018.1.15.> |
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제5조(문서의 성립 및 효력) |
| ① | 문서는 다른 규정에 특별히 규정되어 있는 경우를 제외하고 당해 문서에 대한 서명(전자문자서명 또는 전자이미지서명 포함) 결재가 있음으로써 성립힌다.<개정 2004.1.1.,2018.1.15.> |
| ② | 문서는 수신자에게 도달(전자문서는 수신자가 관리하거나 지정한 전자적 시스템 등에 입력되는 것을 말한다)됨으로써 그 효력을 발생한다. 다만, 공고문서는 그 문서에서 효력발생시기를 구체적으로 밝히고 있지 않으면 그 고시 또는 공고 등이 있은 날부터 5일 경과한 때에 효력이 발생한다.<신설 2004.1.1.><개정 2018.1.15.> |
| ③ | <삭제 2018.1.15.> |
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제6조(문서의 책임) |
본교에서 작성 시행되는 모든 문서에 대해서는 총장이 전반적인 책임을 지며 위임전결규정에 의해서 권한이 위임된 사항은 위임받은 자도 책임을 진다.<개정 2004.1.1>
제2장 문서작성
제1절 문서작성의 일반원칙
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제7조(규격) |
| ① | 일반문서는 특별한 형식의 문서(도면, 증명서, 통계표 등)를 제외하고, 가로 210mm×세로 297mm의 흰색바탕에 가로로 쓰는 것을 원칙으로 한다.<개정 2018.1.15.> |
| ② | 용지의 여백은 위로부터 30mm, 왼쪽부터 20mm, 오른쪽과 아래는 15mm를 둔다. |
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제8조(문서의 용어) |
| ① | 문서는 어문 규범에 맞게 한글로 작성하되, 쉽고 간명하게 표현하고, 뜻을 정확하게 전달하기 위하여 필요한 경우에는 괄호 안에 한자나 그 밖의 외국어를 함께 적을 수 있으며, 특별한 사유가 없으면 가로로 쓴다.<개정 2018.1.15.> |
| ② | 용어는 불쾌한 감을 주지 않은 범위 내에서 경어를 생략한다. |
| ③ | 숫자는 아라비아 숫자를 사용한다. 다만, 금액의 표기는 숫자 다음에 괄호를 하고 한글로 기재하여야 한다.<개정 2018.1.15.> |
| ④ | 날짜는 숫자로 표기하되, 연·월·일의 글자는 생략하고 그 자리에 마침표(.)를 찍어 표시한다.<개정 2018..> |
| ⑤ | 시간은 24시간제에 의하여 쌍점(:)을 찍어서 시와 분을 구분한다.<개정 2018.1.15.> |
| ⑥ | 글의 색채는 도표를 제외하고는 "검정색" 또는 "푸른색"을 쓴다. 다만, 수정 또는 주위 환경 등 특별표시를 할 때에는 "홍색"을 사용할 수 있다. |
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제9조(문서의 수정) |
| ① | 문서의 일부분을 삭제하거나 수정한 곳에는 서명 또는 날인하여야한다.<개정 2004.1.1> |
| ② | 전자문서 수정에 관한 사항은 본교 전자문서시스템에서 확인할 수 있도록 기록되어야 한다.<신설 2004.1.1.><개정 2018.1.15.> |
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제10조(문서의 전자적 처리) |
총장은 문서의 기안 ㆍ 검토 ㆍ 협조 ㆍ 결재 ㆍ 등록 ㆍ 시행 ㆍ 분류 ㆍ 편철 ㆍ 보관 ㆍ 보존 ㆍ 이관 ㆍ 접수 ㆍ 배부 ㆍ 공람 ㆍ 검색 ㆍ 활용 등 문서의 모든 처리절차가 전자문서시스템상에서 전자적으로 처리되도록 하여야 한다. <신설 2004.1.1>
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제11조(면의 표시) |
문서가 두 장 이상으로 이루어진 때에는 문서의 매 면마다 하단 중앙에 전면수와 그 면의 일련번호를 기입하고 첨부서류가 있을 때에는 면의 표시를 따로 하며 전면수의 표시는 생략한다.
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제12조(문서의 간인) |
| ① | 다음 각 호에 해당하는 2장 이상으로 이루어지는 문서에는 관인으로 간인하여야 한다.<개정 2004.1.1., 2015.12.1.> |
| 1. | 전후관계를 명백히 할 필요가 있는 문서 |
| 2. | 사실 또는 법률관계의 증명에 관계되는 문서 |
| 3. | 허가, 인가, 등록에 관계되는 문서 |
| ② | 제1항에 따라 간인하여야 하는 문서가 민원서류나 그밖에 필요하다고 인정하는 종이문서인 경우에는 간인을 갈음하여 천공(穿孔)방식으로 표시할 수 있다.<신설 2015.12.1.> |
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제13조(항목표시) |
| ① | 문서의 내용을 둘 이상의 항목으로 구분할 필요가 있을 때는 다음 각 호와 같이 구분하여야 한다. 다만, 필요한 경우에는 부분적으로 □, ○, ―, · 등과 같은 특수한 기호로 표시할 수 있다. <개정 2004.1.1.,2018.1.15.> |
| 1. | 첫째 항목 1., 2., 3., 4., 5.로 나누어 표시한다. |
| 2. | 둘째 항목 가., 나., 다., 라., 마.로 나누어 표시한다. |
| 3. | 셋째 항목 1), 2), 3), 4), 5)로 나누어 표시한다. |
| 4. | 넷째 항목 가), 나), 다), 라), 마)로 나누어 표시한다. |
| 5. | 다섯째 항목 (1), (2), (3), (4), (5)로 나누어 표시한다. |
| 6. | 여섯째 항목 (가), (나), (다), (라), (마)로 나누어 표시한다. |
| 7. | 일곱째 항목의 구분은 ①, ②, ③, ④,로 나누어 표시한다.<신설 2012.11.14.><개정 2018.1.15.> |
| 8. | 여덟째 항목의 구분은 ㉮, ㉯, ㉰, ㉱,로 나누어 표시한다.<신설 2018.1.15.> |
| 9. | 제2호, 제4호, 제6호 및 제8호 중 하., 하), (하), ㉻ 이상 더 계속되는 경우에는 거., 거), (거), , 너., 너), (너), 로 이어 표시한다.<신설 2018.1.15.> |
| ② | <삭제 2018.1.15.> |
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제13조의2(표시위치 및 띄우기) |
| ① | 첫째 항목기호는 왼쪽 처음부터 띄어쓰기 없이 바로 시작한다. |
| ② | 둘째 항목부터는 상위 항목 위치에서 오른쪽으로 2타씩 옮겨 시작한다. |
| ③ | 항목이 한줄 이상인 경우에는 항목 내용의 첫 글자에 맞추어 정렬한다. |
| ④ | 항목기호와 그 항목의 내용 사이에는 1타를 띄운다. |
| ⑤ | 하나의 항목만 있는 경우에는 항목기호를 부여하지 않는다. |
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제14조("끝"표시와 "붙임"표시) |
| ① | 본문이 끝나면 마지막 글자에서 2타 띄우고 "끝"자를 쓰며 붙임 자료가 있을 때는 붙임표시문 끝에 "붙임"표시를 한 다음 2타 띄우고 "끝"자를 쓴다.<개정 2004.1.1.,2018.1.15.> |
| ② | 본문이나 붙임 표시문이 우측 한계선에 닿을 때는 다음 줄의 좌측 기본선에서 2타를 띄우고 "끝"자를 쓴다.<개정 2004.1.1.,2018.1.15.> |
| ③ | <삭제 2018.1.15.> |
| ④ | 연명부 등의 서식에 의하여 문서를 작성할 경우 "끝"표시<개정 2018.1.15.> |
| 1. | 서식의 마지막 칸까지 작성되는 경우: 서식의 칸 밖 아래 왼쪽 기본선에서 2타 띄우고 "끝" 표시 |
| 2. | 기재 사항이 서식 중간에서 끝나는 경우: 기재항의 마지막 다음 칸에 "이하 빈칸" 표시는 서식에 기재사항이 끝나는 마지막 글자 다음에 표시하며 왼쪽 한계선에서 끝나는 경우 마지막 글자 밑에 표시한다. |
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제15조(문서에 대한 표시) |
<삭제 2018.1.15.>
제2절 문서작성
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제16조(문서의 구성) |
| ① | 기안문 및 시행문은 다음과 같이 두문ㆍ본문 및 결문으로 구성한다. <개정 2004.1.1.,2018.1.15.> |
| 1. | 두문은 기관명 및 수신자로 한다. 수신자가 없는 내부문서인 경우 수신자란에 "내부결재"로 표시한다.<개정 2018.1.15.> |
| 2. | 본문은 제목ㆍ내용 및 붙임으로 한다.<개정 2018.1.15.> |
| 3. | 결문은 발신명의, 기안자ㆍ협조자ㆍ결재권자의 직위 또는 직급 및 서명(전자문자서명ㆍ전자이미지서명을 포함한다.), 생산등록번호와 시행일자, 접수등록번호와 접수일자, 행정기관의 우편번호ㆍ주소ㆍ홈페이지주소ㆍ전화번호ㆍ모사전송번호, 담당자의 공식 전자우편주소 및 공개구분으로 한다.<개정 2018.1.15.> |
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제17조(문서번호) |
문서의 번호는 처리과명(10자가 넘는 경우에는 10자 범위내에서 약칭을 표시함) 및 연도별 문서등록일련번호로 표시한다.<개정 2018.1.15.>
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제18조(수신) |
| ① | 수신자는 두문 수신자란에 표시하고, 그 다음에 이어서 괄호 안에 업무를 처리할 부서(장)를 표시한다.<개정 2004.1.1.,2018.1.15.> |
| ② | 수신자가 여럿인 경우에는 두문의 수신자란에 "수신자 참조"라고 쓰고 결문의 발신명의 밑의 왼쪽 기본선에 맞추어 수신자란을 설치하여 수신자명을 표시할 수 있다.<개정 2004.1.1.,2018.1.15.> |
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제19조(경유) |
업무를 경유 또는 참조가 필요한 경우에는 두문 수신자 아래에 괄호를 표시하고 안에 보조기관명, 직위를 쓴다.<개정 2004.1.1.,2018.1.15.>
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제20조(발신) |
| ① | 발신문서에는 직인을 날인하여 시행하여야 한다. 이 때 발신기관명 표시의 마지막자가 인영의 중앙에 오도록 단정하게 날인한다.<개정 2004.1.1.,2018.1.15.> |
| ② | <삭제 2018.1.15.> |
| ③ | 동일한 문서를 인쇄 또는 복사하여 여러 부서에 동시에 발송할 경우, 경미한 문서에 대하여는 "직인 생략"을 발신명의의 오른쪽에 표시하고 시행할 수 있다.<개정 2004.1.1> |
제3장 문서의 처리
제1절 문서의 접수 및 배부
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제21조(접수) |
| ① | 본교에 송달되는 모든 문서는 인사총무팀에서 접수하고 문서선람(先覽)을 거쳐 해당 주무부서에 신속히 배부한다.<개정 2004.1.1., 2014.3.1.,2018.1.15.> |
| ② | 당직근무자가 문서를 접수한 때에는 당직일지에 기록하고 다음날 출근시간 직후에 인사총무팀에 인계한다.<개정 2014.3.1> |
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제22조(배부) |
| ① | <삭제 2018.1.15.> |
| ② | 지급문서와 민원문은 다른 문서에 우선하여 배부한다. |
| ③ | 접수한 문서가 두 곳 이상의 부서에 해당된 때에는 해당 부서 모두에게 배부한다.<개정 2018.1.15.> |
| ④ | 인사총무팀으로부터 배부 받은 문서가 자기 소관이 아닐 때는 즉시 인사총무팀에 통고한다.<개정 2014.3.1.,2018.1.15.> |
제2절 문서의 기안
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제23조(일반기안) |
기안이란 학교의 의사를 결정하여 이를 구체화하는데 기초가 되는 원안을 【별지 제1호 서식】의 기안용지에 작성하는 것을 말한다.
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제24조(기안의 종류) |
| ① | 내부결재는 상사에게 의견 또는 사실을 구현하여 지시를 청구하는 경우에 사용하는 문서이다. |
| ② | <삭제 2018.1.15.> |
| ③ | <삭제 2018.1.15.> |
| ④ | 기안의 생략은 장부에 의한 처리 및 경미한 사항, 기타 관례적인 사무에 관한 문서는 따로 기안하는 것을 생략하고 그 내용을 관계 장부에 기입하여 결재를 받고 처리한다. |
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제25조(기안시 유의사항) |
기안할 때는 다음 각 호의 사항을 유의하여야 한다.
| 1. | 진실성과 정확성이 요구되어야 한다. |
| 2. | 목적에 따라 적당한 시기를 상실하여서는 아니 된다. |
| 3. | 내용, 형식, 표현방법 등이 그 목적에 합치되어야 한다. |
제3절 문서의 결재와 협조
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제26조(결재) |
| ① | 기안한 문서는 결재권자의 결재를 받아야 한다. |
| ② | 위임전결 규정에 의하여 위임된 사항을 전결하는 경우에는 총장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명란에 "전결"표시를 한 후 서명하여야 한다.<신설 2004.1.1> |
| ③ | 위 2항 규정에 의한 결재권자의 서명 란에는 서명일자를 표시할 수 있다.<신설 2004.1.1> |
| ④ | 결재권자는 두 장 이상으로 이루어지는 중요문서를 결재할 때는 간인하여야 한다. |
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제27조(대결) |
| ① | 결재권자가 출장, 휴가 기타 사유로 상당한 기간 부재중일 경우에는 그 직무를 대행하는 자가 일시적으로 결재권자를 대신하여 총장의 결재란을 설치하지 아니 하고 대결하는 자의 서명 란에 "대결"표시를 하고 서명하여야 한다. <개정 2004.1.1> |
| ② | 위임전결 규정에 의하여 위임전결사항을 대결하는 경우에는 총장의 결재란을 설치하지 아니하고 전결하는 자의 서명 란에 "전결"표시를 한 후 대결하는 자의 서명 란에 " 대결"표시를 하고 서명하여야 한다. <신설 2004.1.1.> |
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제28조(후결) |
긴급히 처리하여야 할 문서로서 결재권자의 후결을 요하는 경우에는 그 직 무 대리자 대결로서 우선 시행하고 사후에 결재를 받는 것을 말한다. 후결 할 때는 결재권 자란에 후결을 표시한다.
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제29조(문서의 협조) |
| ① | 협조란 기안문서의 내용이 밀접하게 관련되는 타부서의 동의 및 협조를 받는 것을 말하며 기안문서의 협조자란에 직위 또는 직급을 쓰고 서명한다.<개정 2004.1.1> |
| ② | 문서를 검토 후 다른 의견을 표시할 때에는 기안문에 해당 직위 또는 직급 다음에 "(의견있음)"이라고 표시하고 해당 서명란에 서명하여야 한다. 이 경우 그 의견을 당해 문서의 본문의 마지막에 표시하거나 별지에 표시하여야 한다.<신설 2004.1.1> |
제4절 문서의 시행
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제30조(시행의 의의) |
문서에 의한 의사표시의 최후단계로서 문서의 효력을 발생케 하는 절차를 말한다.
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제31조(시행문의 작성) |
| ① | 시행문은 【별지 제1호 서식】에 의하여 작성한다.<개정 2004.1.1> |
| ② | 총장 또는 부서장이 업무담당자 또는 부속기관에 단순 업무에 관한 지시, 단순한 자료요구ㆍ 업무연락ㆍ통보, 공지사항, 일일명령 등의 시행문을 전자문서시스템의 전자게시판 또는 본교 홈페이지 등에 게시한 때에는 당해 문서를 시행한 것으로 본다.<신설 2004.1.1> |
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제32조(문서의 생산등록) |
<삭제 2018.1.15.>
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제33조(시행문의 발송) |
| ① | 문서는 정보통신망을 이용하여 발신함을 원칙으로 한다. 전자문서인 경우에는 전자문서시스템상에서 발송하여야 한다. 다만 업무의 성격상, 기타 특별한 사정이 있는 경우에는 인편, 우송, 인터넷(이메일 등), 모사전송, 전신, 전신 타자, 전화 등의 방법으로 발신할 수 있다.<개정 2004.1.1> |
| ② | 종이문서 발송은 기안문서를 복사하여 날인 또는 서명 후에 발송한다.<개정 2004.1.1> |
| ③ | 문서수발업무를 담당하는 자는 발송할 문서와 기록물등록대장의 기재사항을 확인한 후 발송하여야 하며, 관인(전자이미지관인을 제외한다)을 찍어 시행하는 문서는 관인관리자가 관인을 찍은 후 발송하여야 한다. 전자문서인 경우에는 각 부서에서 문서발송을 담당하는 자가 전자 이미지관인을 찍은 후 발송하여야 한다.<신설 2004.1.1.><개정 2018.1.15.> |
| ④ | 우편에 의하여 문서를 발송하는 때에는 본교에서 정하는 행정사무용 봉투에 넣어 발송한다.<신설 2004.1.1> |
| ⑤ | 총장은 공문서를 수발함에 있어서 문서의 보안유지와 분실ㆍ훼손 및 도난방지를 위한 적절한 조치를 강구하여야 한다.<신설 2004.1.1> |
제4장 문서의 정리, 보관, 보존
제1절 기록물 관리(문서 정리)
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제34조(기록물의 정의) |
| ① | 본교 업무와 관련하여 생산된 문서와 접수된 문서 및 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료를 "기록물"이라고 한다.<개정 2004.1.1> |
| ② | "기록물관리"라 함은 기록물의 수집, 보존, 활용 및 이에 부수되는 제반활동을 말한다.<신설 2004.1.1> |
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제35조(기록물의 생산 및 등록 의무) |
| ① | 총장은 선문대학교 역사자료의 보존과 책임 있는 업무수행을 위하여 업무의 입안단계부터 종결단계까지 그 과정 및 결과가 모두 기록물로 남을 수 있도록 필요한 조치를 강구하여야 한다.<신설 2004.1.1> |
| ② | 생산된 기록물은 반드시 전산등록을 하여야 한다.<신설 2004.1.1> |
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제36조(기록물 관리) |
| ① | 기록물등록은 생산문서와 접수문서를 통합하여 등록번호를 부여한다.<신설 2004.1.1> |
| ② | 모든 기록물은 단위업무 및 사안별로 분류, 편철하여야 한다.<신설 2004.1.1> |
| ③ | 기록물 등록 시기는 결재 또는 보고 종료 시, 수정 또는 반려시, 접수시하며, 사진, 필름 등은 보존기록물로 선정 후 하고, 녹음, 비디오 등은 편집 등 작품완성 후 한다.<신설 2004.1.1> |
| ④ | 기록물철에는 규정에 의하여 분류번호를 부여하여 전산등록을 한다.(신설 2004.1.1.) |
| ⑤ | 부서별(기관별)로 단위업무를 확정하여 분류번호 부여 및 보존기간을 별도로 예시 한다.<신설 2004.1.1> |
제2절 문서의 보관
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제37조(보관) |
보관이라 함은 기록물을 처리완결 후부터 보존에 이르기 전까지의 관리 과정을 말한다.<개정 2004.1.1>
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제38조(보관방법) |
처리 완결된 기록물은 각 기록물 주무부서에서 분산ㆍ관리한다. <개정 2004.1.1>
제3절 문서의 보존
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제39조(보존) |
보존이라 함은 보관이 끝난 기록물을 인사총무팀에 이관하여 소정의 보존기간에 따라 관리하는 것을 말한다.<개정 2004.1.1, 2014.3.1>
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제40조(보존방법) |
| ① | 전자문서 기록물은 전산자동시스템으로 분류, 편철, 보존한다.<개정 2004.1.1> |
| ② | 문서기록물은 기록물주무부서에서 보관이 끝난 문서의 보관 철은 【별지 제12호 서식】의 보존문서 인계인수서 2부를 작성하여 1부는 인사총무팀에, 1부는 자체에서 보관한다.<개정 2014.3.1> |
| ③ | 인사총무팀에서는 보존되는 기록물철의 현황을 파악하기 위하여 【별지 제13호 서식】에 의하여 보존문서 기록대장을 비치한다.<개정 2004.1.1, 2014.3.1> |
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제41조(보존기간) |
| ① | 기록물의 보존기간 기산일은 처리 완결된 다음 학년도 3월 1일부터 기산한다. 보존기간은 다음 각 호와 같이 구분한다. |
| 1. | 영구보존 : 역사적 가치 있는 기록물, 규정류 및 영속적인 성질의 문서로서 후일 영구히 증거 또는 참고의 필요가 있거나 인·허가증과 같이 중요연혁을 증명하는 서류와 각종 중요 실적물<개정 2004.1.1> |
| 2. | 준영구 : 역사적 가치는 낮고, 영구적으로 보존할 필요는 없으나 20년 이상 보존할 필요가 있는 문서<개정 2004.1.1> |
| 3. | 20년 : 역사적 가치는 낮고, 총장의 결재를 받아 시행하는 영구보존 대상 외의 주요사업에 관한 기록10년 이상 20년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서<신설 2004.1.1> |
| 4. | 10년 : 역사적 가치는 낮고, 주요 위원회운영 및 평가, 조사연구 및 보고문서로서 5년 이상 10년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서<개정 2004.1.1> |
| 5. | 5년 : 역사적 가치는 낮고, 주요업무계획 관계문서 및 감사관계 문서로 3년 이상 5년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서<개정 2004.1.1> |
| 6. | 3년 : 역사적 가치가 거의 낮고, 각종 수불대장 및 일지 등으로 주요업무가 아닌 일상 업무로써 2년 이상 3년 미만의 기간 동안 보존할 필요가 있는 문서<개정 2004.1.1> |
| 7. | 1년 : 역사적 가치가 거의 없으며 일일명령, 단순 업무처리에 관한 지시, 통보, 조회 등 전호의 보존기간을 부여 할 필요가 없는 문서<개정 2004.1.1> |
| ② | 기록물은 단위업무별로 세부 보존기간은 별도 정하는 바에 따른다.<개정 2004.1.1> |
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제42조(보존기간의 변경) |
기록물의 보존기간은 총장의 승인을 얻어 연장 또는 단축할 수 있다.<개정 2004.1.1>
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제43조(기록물의 폐기) |
| ① | 10년 이상 보존기간이 경과된 기록물은 5인 이내 위원회를 구성하여 심사 및 심의를 거쳐 기록물폐기대장 목록을 작성한 후 폐기한다.<개정 2004.1.1> |
| ② | 보존기간이 5년 이하인 기록물은 보존기간이 경과된 후 인사총무팀에서는 폐기 일자를 정하여 【별지 제9호 서식】에 기록물폐기대장 목록을 작성한 후 기록물 주무부서와 협의하여 다음 서식의 {폐기}인을 홍색으로 찍고 폐기일자를 기입한 후 폐기한다.<개정 2004.1.1, 2014.3.1> |
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제44조(외국어로 된 문서) |
외국어로 문서를 접수한 때는 기록물주무부서에서 우리말 번역을 작성, 첨부하여 처리하며 외국기관에 보내기 위하여 작성하는 기록물은 총장이 따로 정한다.
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제45조(준용) |
| ① | 본 규정에 명시되지 아니한 사항은 관련 상위법에 따른다.<개정 2004.1.1.,2018.1.15.> |
| ② | <삭제 2018.1.15.> |
부칙<1992.3.1>
제1조(시행일)
이 규정은 1992년 3월 1일부터 시행한다.
부칙<1997.9.1>
제1조(시행일)
이 개정규정은 1997년 9월 1일부터 시행한다.
부칙<2000.3.1>
제1조(시행일)
이 개정규정은 2000년 3월 1일부터 시행한다.
부칙<2004.1.1>
제1조(시행일)
이 개정규정은 2004년 1월 1일부터 시행한다.
부칙<2012.11.14>
제1조(시행일)
이 개정규정은 2012년 11월 14일부터 시행한다.
부칙<2014.3.1>
제1조(시행일)
이 개정규정은 2014년 3월 1일부터 시행한다.
부칙<2015.12.1>
제1조(시행일)
이 개정규정은 2015년 12월 1일부터 시행한다.
부칙<2018.1.15.>
제1조(시행일)
이 개정규정은 시행한 날부터 시행한다.
[별표/서식 파일]
별지제1호서식기안문,시행문겸용통합서식
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별지제2호서식전자기안문통합서식
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별지제3호서식본문서식
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별지제4호서식협조전
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별지제5호서식업무연락
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별지제6호서식행정연구서
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별지제7호서식기록물등록대장
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별지제8호서식공문서의반송(반려)
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별지제9호서식폐기기록물목록
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별지제10호서식색인목록
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별지제11호서식문서보존기간
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별지제12호서식보존문서인계이관서
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별지제13호서식보존문서기록대장
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